A capacidade de flexibilidade, adaptabilidade, otimização de recursos e inovação para melhorar as entregas ao cliente são fatores essenciais para o sucesso de um negócio no mercado atual.
Nesse contexto, cada vez mais organizações têm buscado otimizar seus processos para melhorar seus resultados e despontar frente a concorrência. Para que isso aconteça, a governança de processos pode possibilitar que os resultados não sejam apenas pontuais e que estas melhorias aconteçam de forma consistente.
O que é governança de processos?
Governança de processos é a definição das regras e diretrizes para conduzir a gestão orientada por processos, além de, definir as responsabilidades e autoridades na estrutura do negócio. É importante ressaltar que a governança não deve tornar a estrutura existente mais complexa ou redundante quanto às atribuições. Portanto, o ideal é que a governança de processos otimize a estrutura funcional sem criar uma estrutura paralela.
Elementos essenciais para que Governança seja efetiva:
- Papéis e responsabilidades;
- Padrões;
- Estrutura;
- Tarefas;
- Mecanismos de controle;
- Objetivos;
- Mecanismos de avaliação e recompensa.
É importante ressaltar que as estruturas de governança de processos, não só definem os papéis e responsabilidades, mas também buscam garantir que estes papéis sejam efetivamente desempenhados.
Entenda a relação entre processos e entrega de valor
Entregar valor ao cliente é um elemento chave da estratégia de uma empresa. Porém, entrega de valor e processos possuem uma relação primordial. Em “Estabelecendo o Escritório de Projetos” ( Roger T; Leandro J; André M; p. 28, 2013.), é explanado o caráter fundamental dos processos na entrega de valor ao cliente. No referido material é ressaltado que não há outra forma de entregar valor se não por meio de processos.
Neste mesmo livro, encontramos também a seguinte afirmação a respeito da relevância do entendimento de processos de uma organização:
A verdadeira agilidade organizacional e desempenho ideal vem do profundo entendimento dos processos que entregam valor. Uma ampla competência organizacional em BPM é uma vantagem poderosa para aquelas organizações que aprendem a executar efetivamente o gerenciamento baseado em processos.
O BPM – Business Process Management – é uma disciplina gerencial direcionada a potencializar processos em todas as suas etapas. Entretanto, é necessário que haja um direcionamento efetivo, recursos, suporte e boas expectativas, pois a ausência destes elementos podem causar uma certa relutância nas equipes em se comprometer com grandes mudanças nos processos. Por este fato, é interessante que, ao estruturar a gestão de projetos, seja definida uma arquitetura de processos para que a organização tenha um maior autoconhecimento.
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O que é arquitetura de processos?
Imagine que você irá escrever um livro. Definir um índice com os tópicos que irão compor a obra seria um de seus primeiros passos, certo? Provavelmente, você não sairia escrevendo sem antes planejar os elementos que irão compor seu livro e rascunhar o desdobramento de cada tópico. Porém, é normal que durante o processo, você perceba que precisa ajustar e reformular este planejamento para melhorar o resultado final.
Portanto, assim como o índice de um livro, a arquitetura de processos serve para definir previamente como a organização irá avançar na estratégia. Mas depois, é importante que haja uma manutenção desta arquitetura para mantê-la como um organismo vivo.
Arquitetura de processos, que é inventariar, em nível macro, todos os elementos de um processo.
Esta estrutura deve abranger todos os tipos de processo organizacionais, que são:
- Processos primários, são os que agregam valor direto ao cliente;
- Processos de apoio e suporte, são aqueles que complementam os primários;
- Processos gerenciais, são utilizados para coordenar as atividades dos demais processos.
Dessa forma, a organização conecta a equipe com os recursos e tecnologias disponíveis para determinar por qual caminho seguir para alcançar os objetivos estratégicos com mais eficiência.
Além disso, por meio da arquitetura de processos, é possível ter uma visão geral de quais são os processos antes de automatizar. Ou seja, serve como base para o desdobramento da estratégia da empresa para determinar as prioridades nas melhorias e também a automação dos processos.
Arquitetura de Processos e BPMN
Outro ponto relevante sobre a arquitetura de processos, é que ela torna muito mais claros os papéis e responsabilidades na empresa. Além de auxiliar na compreensão das métricas e indicadores relevantes em cada processo. Desta forma, serve como base para se desdobrar os fluxogramas de BPMN.
O Business Process Model and Notation – BPMN, é uma notação gráfica que possui a função de especificar os processos e serve como apoio para o BPM. Nele é possível prover uma notação padrão, que pode ser compreendida tanto por usuários técnicos quanto por usuários de negócios.
Qual o papel da governança de processos?
A governança de processos possui algumas metas fundamentais como:
- Padronização das iniciativas de cada processo;
- Viabilizar o alinhamento entre estas iniciativas;
- Possibilitar a melhoria contínua dos processos da organização;
- Determinar as responsabilidades em cada processo;
- Definir o poder de decisão de cada membro da equipe;
- Agilizar os processos da organização;
- Potencializar a gestão de projetos;
- Aumentar a capacidade de entregas de valor da organização
Desta forma, a governança de processos deve estruturar as diretrizes e orientar a gestão de processos para que haja sinergia e eficiência nas entregas.
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