Por Ana Elisa Barradel, Marketing Lecom e Tiago Amôr, Diretor de Operações Lecom
Na semana passada, trouxemos a primeira parte deste artigo, que você pode conferir através desse post. Hoje, explicaremos melhor a relação existente entre o Poder do Hábito e o BPM. Para explicar melhor a intrínseca relação entre os Hábitos e o BPM, vamos nos basear no conteúdo do CBOK 3ª edição.
Abaixo, temos os capítulos do livro, que contém em sua primeira parte toda contextualização e teorização sobre o assunto. Vamos nos ater aos temas discutidos a partir do capítulo Modelagem de Processos, para podermos realizar essa ponte entre esses dois assuntos.
No capítulo Modelagem de Processos, é detalhado como “expressar” os processos organizacionais. Por meio da Modelagem, é possível levantar as rotinas da empresa, documentar, fazer diagramas visuais (na notação BPMN, por exemplo), e entender quais são as melhores práticas de se fazer isso. Fazendo o link com os gânglios basais seria como “abrir o cérebro e mapear todos os hábitos”. Imagine desenhar todos eles e escrever o que eles fazem, como, da onde vem, como surgiram, etc. Para que isso seja possível, é importante um conjunto de habilidades e técnicas para poder compreender esses processos, comunicar em um formato simplificado e visual e gerenciar componentes do processo de negócios.
Exemplo de Modelagem de Processo realizada no Modeler do AtosBPM.
Já a Análise de Processos trata-se de identificar se os hábitos e rotinas são bons ou não. É nessa etapa que buscamos compreender o modelo chamado “AS-IS”, ou seja, aquilo que nós somos atualmente e como atuam nossas rotinas empresariais, além de incluir informações relevantes de diagnóstico e subsídios para considerar as mudanças.
Na Análise de Processos, vamos categorizar os hábitos em aqueles que devem ser mantidos e os que devem ser descartados. É uma análise profunda dos processos que foram levantados na Modelagem de Processos. Ou seja, vamos compreender as atividades do processo e os resultados dessas atividades em relação à sua capacidade de atender as metas pretendidas.
Comparando com o efeito de analisarmos nossos hábitos, é como entender quais são aqueles que nos fazem bem e quais são aqueles que estão nos trazendo resultados indesejados.
No Desenho de Processos é onde o novo modelo é proposto e planejado. Vamos tomar como exemplo a pessoa que após modelar seus hábitos e analisar seus processos percebeu que precisa parar de fumar. Não basta só vontade, ele precisa imaginar esse novo cenário e fazer um planejamento de como deixará esse hábito.
Trazendo para o BPM, esse capítulo visa o entendimento do novo cenário proposto (TO-BE) e o planejamento necessário para fazê-lo acontecer. Como o Desenho de Processos não visa resolver problemas de curto prazo ou ainda atender a uma lista de desejos de uma área, não há um padrão a ser seguido.
Esse planejamento envolve um conhecimento profundo da organização para poder alinhar os desejos do cliente com o que realmente será eficiente para a empresa. Assim, qualquer “como fazer” pré-definido deve ser entendido como um exemplo, e não como um molde para ser replicado.
O Gerenciamento de Desempenho, como o próprio nome diz, é o acompanhamento dos processos propostos para validar sua performance. Trata-se de olhar numericamente para os fluxos para entender o que está caminhando positivamente e o que precisa ser revisto. Esse monitoramento requer que medidas, métricas e indicadores de desempenho estejam disponíveis para monitorar os processos de forma que estes atendam às suas metas. Na nossa co-relação, é como se o indivíduo que superou o hábito de fumar, por exemplo, definisse suas metas (quantitativas) e estivesse constantemente fazendo check-ups, acompanhamento diários de quantos cigarros fumou e deixou de fumar, etc.
A Transformação do Processo é onde o plano realmente é colocado em prática. É nesse capítulo que são discutidas as transformações que as inovações nos processos farão na empresa enquanto vista como grupo, formada por indivíduos. Esses mesmos indivíduos são seres pensantes, emocionais, que acompanham a volatilidade do mundo atual, mas que podem não seguir com a velocidade necessária que essas mudanças exigem.
Nesse capítulo, há a discussão sobre se há ou não um momento adequado para implementar essas mudanças na empresa. A conclusão é que não, não há um momento adequado, pois a estabilidade desejada nunca será alcançada em sua plenitude. Assim como nossos hábitos, não devemos ficar postergando nossas mudanças por conta de fatores externos que possam abalar nossos planos. Só sonhar não levará você ao lugar almejado. É preciso fazer e fazer bem feito! Mãos à obra!
Já o capítulo dedicado às Tecnologia de BPM traz uma visão geral das tecnologias existentes, que facilitam todo o trabalho dos capítulos acima. Existem tecnologias para Modelagem, Desenho, Análise, Desempenho entre várias outras que fazem o trabalho do BPM ficar mais simples e mais eficiente. Assim como na mudança de hábitos, por exemplo, se aquele fumante substituiu esse hábito por corrida, é aconselhável que ele invista em tênis com tecnologia de impacto, GPS para marcar distância percorrida, velocidade, pace e batimento cardíaco.
Já pensou fazer tudo isso na cabeça, contando passos e batimento cardíaco enquanto corre? Pois é. Entender quais são os hábitos/rotinas, expô-los (Modelagem), analisar se são bons ou ruins (Análise), planejar uma vida melhor (desenho) e fazer acontecer (transformação) são fundamentais. Uma boa Tecnologia faz o BPM ser potencializado na sua função de gerar transformação nas empresas e pessoas para a excelência.
Dentro do CBOK podemos perceber a intrínseca relação entre os hábitos e o BPM. Nas duas situações, temos a mesma tríade de GATILHO – ROTINA – RECOMPENSA, que podem ou não serem boas para o indivíduo ou para o grupo. E em sua empresa? Será que não está na hora de olhar com mais atenção para os “gânglios basais da sua empresa” e verificar se os hábitos que estão ativos são realmente bons para seu desempenho? A análise dos processos empresariais, aliada a uma boa ferramenta para gestão, podem transformar completamente a maneira como é realizado o trabalho e assim tornar muito mais eficiente sua produção. A Lecom se propõe a ser a tecnologia de gestão de BPM que a sua empresa precisa.
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