BPM e Workflow: 15 dicas para você dominar o fluxo de trabalho

Você sabe qual a diferença entre BPM e Workflow? Apesar de haver muita semelhança conceitual, Workflow representa apenas uma parte do que pode oferecer o Business Process Management (BPM) – ou Gerenciamento de Processos de Negócios – no que se refere a processos.

O que é BPM?

O BPM pode incluir também a utilização de recursos para modelagem de processos, regras de negócio, gerenciamento de conteúdo e de processos, como um repositório. Nesse ponto pode ocorrer uma confusão muito comum: a diferenciação entre BPM e Business Process Management Suite (BPMS).

Ele é a disciplina, um conjunto de práticas e métodos para gerenciamento de processos. O BPMS é o conjunto ou a solução tecnológica que agrega as ferramentas (de modelagem, de regras de negócio, conteúdo etc) e representa principalmente a automação dos processos de negócio.

Você quer entender como uma plataforma de BPMS pode ajudar a transformar uma organização? Confira no vídeo abaixo a dica do nosso parceira, André Macieira da EloGroup.

 

O que é Workflow?

O Workflow é um tipo de tecnologia para automação do fluxo de atividades de um processo. Assim, possibilita coordenar a execução de um processo de negócio por meio da execução ordenada de tarefas, que podem ser de responsabilidade de pessoas ou de sistemas.

BPM e Workflow – qual a diferença?

O BPM é uma abordagem disciplinada, mais abrangente que o Workflow. Portanto, tem a função de:

  • Identificar,
  • Desenhar,
  • Executar,
  • Documentar,
  • Medir,
  • Monitorar,
  • Controlar e
  • Melhorar processos de negócio automatizados ou não.

E assim, alcançar os resultados pretendidos, consistentes e alinhados com as metas estratégicas de uma organização.

Em gerenciamento, Workflow é basicamente uma ferramenta que ordena a realização de uma determinada tarefa ou atividade. Ou seja, representa os passos necessários para a conclusão de um procedimento específico. É o que podemos chamar de “receita de bolo”.

Na livre tradução do inglês para o português, Workflow significa fluxo de trabalho. Representa a combinação de ferramentas e práticas que permitem que as informações e atividades fluam de maneira correta no ambiente corporativo. Visto que, no ambiente corporativo, as informações precisam chegar com clareza e eficiência até seus respectivos interessados.

BPM e Workflow
Fonte: Gartner

A tecnologia permite que a informação correta seja trazida para a pessoa correta, no momento correto. Com isso, as boas práticas são potencializadas, trazendo sempre melhores resultados para a empresa.

Assim, a sequência estimada para determinados procedimentos é realizada. Portanto, garante que os indivíduos corretos estejam envolvidos da maneira e na sequência em que o processo foi planejado.

BPM vs. Workflow

Vale lembrar que o “fluxo de trabalho” não precisa necessariamente ocorrer de maneira automatizada, mas sim de formas mais rudimentares, sem o uso da tecnologia. Por exemplo, em formulários e diagramas impressos.

Já o BPM, de acordo com o instituto de pesquisa e consultoria global Gartner, é uma disciplina que usa vários métodos para descobrir, modelar, analisar, medir e otimizar processos de negócio. Um processo de negócio coordena o comportamento de pessoas, sistemas e informações para produzir resultados em apoio a uma estratégia.

Ou seja, representa uma sequência de atividades ordenadas de forma lógica, cuja iteração tem por objetivo realizar a entrega de produto, serviço, informação ou decisão a um cliente interno ou externo.

O BPM ajuda as empresas a planejar e a automatizar seus processos de negócio complexos, construindo um ambiente de tecnologia dinâmico, com base no trabalho de conhecimento de valor agregado. Então, ele é uma abordagem estratégica que se concentra na reformulação dos processos de negócio existentes de uma organização. Seu intuito é obter tanto  eficiência, quanto produtividade em nível ideal.

Workflow – como funciona na prática

Workflow Management é uma aplicação de fácil aderência e que permite a adesão às novas tecnologias de forma a acompanhar a velocidade das mudanças sem se perder em meio a tantas funcionalidades e novas necessidades.

  • Acompanhe de forma inteligente a produtividade de seu time. Além de criar uma cultura de feedback e melhoria contínua baseada em dados e fatos;
  • Controle as prioridades e prazos de suas tarefas. Receba e-mails, SMS e alertas indicando que uma tarefa deve ser concluída;
  • A plataforma desenvolve automaticamente uma rede social em torno de cada instância de processo. O que permite conectar e aprimorar a experiência de todos os usuários direta ou indiretamente envolvidos;
  • Reduza significativamente o tempo de execução de cada instância do processo;
  • Assegure que um processo não irá ficar preso em uma etapa. O responsável pode não ter acesso ao computador naquele momento;
  • Confiabilidade com 24 × 7 de monitoramento do sistema, 99,95% de garantia uptime SLA e uma equipe dedicada que oferece: segurança, acesso, backup, recuperação de desastres, monitoramento, reporter armazenamento de dados, Data Retention e suporte;
  • Gerencie as permissões de acesso de usuários e grupos de maneira prática e rápida. Pois, através do SSO é possível definir quais grupos, departamentos, funções e usuários acessam determinadas áreas e recursos da ferramenta.

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A união faz a força 

O BPM representa a automação do processo na empresa. Então, isso significa que o fluxo nato de um processo pode ocorrer de maneira mais enriquecida se considerarmos também todo o aporte de informações que são pertinentes a cada tarefa de uma atividade. É a “orquestração da produção”, com todos os benefícios de gestão e análise de dados que esse controle permite ter.

Com fluxos de trabalho otimizados e enxutos, a empresa se torna mais preparada para a competitividade de mercado. Dessa forma, processos ágeis, inteligentes e simples são alavancas para o sucesso dos projetos da organização.

Nesse ponto, percebemos o quanto uma ferramenta de BPM pode enriquecer os fluxos de trabalho. A sequência de vários processos de um negócio (cadeia de processos) objetiva agregar valor a uma entrega final, seja um produto ou um serviço. Afinal, com uma cadeia de processos enxuta e focada na agregação de valores e resultados, é possível garantir o melhor alinhamento com os objetivos do negócio.

Assim, a utilização de ferramentas BPM permite melhorar continuamente os processos para que sejam cada vez mais eficientes e eficazes. Possibilitando maiores índices de performance de entrega e, consequentemente, aumento da lucratividade da empresa.

Para desenhar um fluxo de trabalho de sucesso, um dos pontos-chave é o foco nos indivíduos como atores principais em um processo de trabalho. Esses indivíduos interagem entre si, apoiados em um script esperado no fluxo de trabalho. E, muitas vezes, a percepção de melhoria acontece na abertura da peculiaridade dessas ações. Portanto, manter esse foco, em linha com o entendimento das necessidades do usuário, resultará em um fluxo rico e inteligente.

Receita de sucesso do BPM e Workflow

O levantamento e o entendimento das atividades do negócio são o primeiro passo para o desenvolvimento de um fluxo. Dessa forma, com essas informações, pode-se caminhar para a otimização do processo, de maneira ágil e descomplicada, e também para a construção de uma estratégia campeã.

Então, BPM e Workflow devem estar em sintonia. Cada qual com seus benefícios e diferenças, porém potencializando resultados em colaboração. Pois, é como em uma orquestra em que cada um tem o seu papel para objetivos comuns: eficiência, produtividade e inovação.

A Lecom dispõe de profissionais qualificados e certificados nas mais recentes tecnologias e metodologias que proporcionam ambientes disruptivos, com BPM e Workflow em harmonia. Evoluindo modelos de negócio em linha com a nova economia.

Dúvidas sobre BPM e Workflow? Deixe nos comentários que podemos te ajudar! 🙂

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