Temos acompanhado o significativo aumento na consciência corporativa e empreendedora sobre a importância do assunto “Gerenciamento de Processos” para o alcance da Excelência em Gestão e de altos níveis de competitividade, produtividade e Qualidade organizacional. Hoje, no Lecom em Ação, apresentamos o recente case de uma grande corporação que, apostando em tecnologia de alto desempenho, otimizou processos internos, agilizando etapas operacionais e tendo significativos ganhos em produtividade, economia (de tempo e recursos) e qualidade de vida. A Dedini se configura como uma das principais empresas no setor de bens de capital, destacando-se como líder mundial no fornecimento de equipamentos e plantas completas para o setor sucroalcooleiro. Diante da atuação em todo o território nacional na montagem de usinas, muitos colaboradores da Dedini têm a necessidade de se deslocar para o local dos projetos desenvolvidos ou mesmo para outras Unidades da Dedini.
Por essa razão, a empresa buscava uma ferramenta para controlar o fluxo de viagens, desde a etapa de autorização até a montagem do relatório de despesas. Segundo Robinson Santiago, coordenador de TI da Dedini, o suíte de produtividade em processos Lecom BPM ajudou a empresa a abolir a utilização de papel para uma realidade otimizada em que todo o fluxo eletrônico de informações é feito via intranet.
Para ele: “Além de gerar mais custos, a gestão das viagens feitas em papel aumentava a margem de erros de informações. Tínhamos problemas de lentidão na hora de fazer a validação das verbas. O software nos deu a possibilidade de fazer um controle mais preciso de todo o processo.”.
A Dedini passou a fazer uso da solução Lecom em 2008 e na época foram implantados quatro fluxos: AVT – Autorização de Viagens e Transportes – nacional, AVT internacional, RDV – Reembolso de Despesas de Viagem – nacional, RDV internacional. Em 2011, foi realizada uma reformulação na forma de automação dos processos utilizando as funcionalidades da versão 4.40 do Lecom BPM.
Com isso, a empresa passou a utilizar um fluxo contínuo que une os processos de AVT – Autorização de Viagens e Transporte – e de RDV – Reembolso de Despesas de Viagens automatizando todas as atividades necessárias para a realização dos deslocamentos. De acordo com o consultor da equipe Lecom, Mário Oliveira, a solução Lecom BPM utilizada pela Dedini foi atualizada para aumentar, ainda mais, o desempenho da ferramenta tornando os campos de preenchimento das informações ilimitados e viabilizando, através de janelas modais, o cadastro de acompanhantes, cotações, despesas, quilometragens e agendamento de taxis de forma prática e rápida.
Hoje as solicitações chegam mais cedo no departamento responsável e isso possibilita melhores negociações em itens como: Reservas de hotéis; Passagens aéreas, veículos terrestres, etc. Atualmente cerca de 150 usuários utilizam o Lecom BPM e são registradas e geridas cerca de 400 viagens mensais.
Desde sua implantação, já foram abertos 8 mil processos e os custos com viagens foram reduzidos em cerca de 20%. Santiago ainda mencionou que com a implantação da Lecom BPM a Dedini teve uma melhoria quase que instantânea de 50% em seus processos de controle.
Hoje novas métricas já foram alcançadas como por exemplo um índice de aumento de 40% em qualidade do serviço. Para Santiago: “Hoje é o próprio funcionário que faz a gestão dos processos de sua viagem. Ele leva um terço do tempo para concluir isso e consegue acompanhar de fora o fluxo de acerto de contas.”.
Segundo o gerente de TI da Dedini, a solução está sendo gradativamente aplicada a processos de outros setores da empresa como, por exemplo, Recursos Humanos. Santiago disse que “a intenção é ampliar ainda mais essa aplicação”. E para você? Qual a importância de se ter uma aplicação tecnológica que otimize os processos cotidianos? Conheça outras histórias de sucesso em nosso site!
