As dores e as delícias para entregar um projeto bem-sucedido de automação inteligente de processos

De certo modo, podemos facilmente imaginar que somente pelo fato da conscientização de qualquer empresa em adquirir uma solução de automação de processos, significa que boa parte da jornada rumo ao digital está garantida, uma vez que a necessidade de automação está clara e compartilhada e dessa forma, os próximos passos serão basicamente botar a mão na massa e eliminar tudo que for analógico, certo? #SQN

A conscientização da necessidade de digitização certamente é um enorme passo, mas logo em sequência da aquisição de uma solução, iniciam-se os projetos de automação e como qualquer projeto independente de sua especificidade, são repletos de desafios, ciladas e boas práticas que merecem plena atenção para garantir que aquilo que foi desejado na estratégia da organização, seja também concretizado na ponta. Via de regra, não faltarão vilões para serem eleitos protagonistas de projetos malsucedidos, a lista é encabeçada pela solução recém-adquirida e vai descendo em espiral pela consultoria contratada, pelos perfis inseridos no time, cronograma e assim por diante. 

No contexto de gestão de projetos, você certamente não precisaria ler este artigo para saber que equilíbrio e bom senso sempre cabem em qualquer situação, então, permita-me contribuir com você com alguns exemplos sobre como aplicar boas práticas e soluções empíricas no reconhecimento de situações extremas que podem acabar por inviabilizar o seu projeto e na pior das hipóteses, o resultado da organização.

Motivação exacerbada

Evidente que o problema nunca será a motivação, mas sim a falta de prioridade que ela pode gerar em alguns patrocinadores. A ansiedade por querer tudo, e no menor tempo possível, pode acabar por gerar nada em longo prazo. Simon Sinek não costuma falhar nesses casos, compartilhe com o time a sua célebre frase: “Sonhe grande, comece pequeno. Mas sobretudo, comece”. 

Automação como forma de controle

Automação de processos por si só é uma forma de estabelecer padrões e por consequência da padronização, você impõe controle. Se o cenário for de puro caos, ou seja, tudo manual, tudo analógico, tudo no papel, então, instaurar controle será mais que bem vindo e os ganhos serão percebidos logo na manhã seguinte. No entanto, se o cenário é de alavancagem de automação e já existe certa maturidade na empresa, um escopo mal projetado, com vícios de puro controle, pode acabar por engessar a operação criando rotas inflexíveis e burocráticas que além de minar a inovação, colocam a continuidade do projeto em descrédito. 

Sem conexão com uma dor existente

Certifique-se de todas as maneiras que um problema relevante está sendo resolvido para alguém e em hipótese da sua averiguação ser negativa, não tenha receio de sugerir a escolha de um outro escopo a ser automatizado. Se não está sendo útil a ninguém, por que gastar tanta energia e dinheiro em fazer? Esteja atento e seja ágil para fazer esta pergunta a si mesmo antes que o cliente a faça.

Muita melhoria e pouca inovação

Melhorar é sempre bom, mas o emprego de uma solução de automação, somada à experiência adquirida da empresa, sempre permitem ampliar a visão para propor cenários inovadores e de preferência, centrados na experiência do cliente. Fazer mais do mesmo apenas com a chancela de ser digital pode gerar eficiência operacional mas não existe qualquer garantia de que também manterá a empresa relevante para o seu público alvo. Como sabiamente citou o escritor Oren Harari: “A luz elétrica não surgiu da melhoria contínua das velas”, portanto, sendo possível, mantenha no seu radar a combinação dos dois mundos: eficiência operacional com a experiência do cliente.

Como cada caso é um caso diferente, leve sempre na bagagem o seu kit de pilares de sustentação. Serão muito úteis para determinar com qual pegada a gestão do projeto será tocada.  Eles não serão necessariamente variáveis de acordo com cada projeto, mas serão sempre incrementados com novas experiências, sejam elas de conquista ou somente de aprendizagem. O próximo projeto sempre começa com um plus do anterior. Enquanto você elabora os seus pilares, compartilho com aqui os meus, assim você não precisa começar do zero:

Missão

Sempre compartilhe e relembre a missão, o objetivo e os ganhos esperados do projeto ou de determinada automação. Gere significado e deixe claro para toda a equipe pelo o que todos estão se empenhando e aplicando suas competências e quais serão os impactos no todo. Nos sentimos parte integrante daquilo que conscientemente ajudamos a conceber.

Educação

Enquanto você possui um vocabulário cheio de buzzwords da moda como: agile, management 3.0, inception, squads entre outros, as pessoas envolvidas no projeto poderiam estar bastante ocupadas apagando incêndios do dia a dia e sequer sabem do que você está falando. Ofereça conhecimento ou convide quem possa compartilhar, organize workshops e promova replicadores de lições aprendidas do próprio time. Boa parte da resistência ou dificuldades das próximas entregas serão exauridas com reciclagens contínuas.  

Reconhecimento

100% fator humano e independe de projetos, mas imagine o poder que acrescenta quando bem utilizado. Reconheça as pessoas, valorize as entregas, celebre os resultados, comemore de verdade cada conquista por menor que seja e faça com que as pessoas se sintam valorizadas e responsáveis pelo que estão entregando. O senso de accountability  muda radicalmente a partir deste ponto.  

Boas Práticas

Defina muito bem os seus ritos. Estabeleça quais e como serão serão os sprints, qual será o escopo do MVP e jamais tenha medo de revisitar este planejamento. 

De um modo ou de outro, as melhores soluções sempre serão alcançadas pelo profundo envolvimento do time do projeto e dos usuários e gestores clientes da sua entrega. Na dúvida, mantenha a comunicação ativa, pergunte, envolva, valide e compartilhe todas as pedras do caminho. 

É extremamente prazeroso ser parte do elo entre a estratégia e a entrega, em outras palavras, constatar após a automação os ganhos efetivos de eficiência, o aumento da relevância da organização na percepção dos clientes e todo um time ganhando cultura digital, buscando de maneira progressiva resolver problemas por meio da automação inteligente de processos. Que venham os próximos!  


Roberto Mancuzo
Gerente de Projetos

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