Mais uma sigla para nossa sopa de letrinhas tecnológica? Não! Hoje vamos falar de Enterprise
Content Management.
ECM é um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar,
armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados aos processos
organizacionais.
Enterprise Content Management é uma coleta sistemática e faz a organização da informação que vai ser
utilizada por um público especifico – executivos de negócios, clientes e etc. Não é uma
tecnologia ou só uma metodologia, é uma combinação dinâmica de estratégias, métodos,
ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações
de apoio aos processos organizacionais ao longo de todo seu ciclo de vida.
A gestão de documentos se tornou parte do gerenciamento de conteúdo, pois hoje muitos
processos correm e é preciso manter uma organização de como ele se move entre os canais
necessários, por exemplo: faturas precisam ser assinadas e registros devem ser arquivados.
Nos métodos tradicionais, esses processos dependem de documentos em papéis que são levados de
um lado para o outro, causando desorganização e gargalos.
Gerenciar conteúdo corporativo significa reduzir ou eliminar essas complicações baseadas em
papéis, mas apenas converter esse em digital não lhe dá o modelo ideal para gestão.
Com o ECM você tem controle e pode gerenciar as informações durante seu ciclo de vida e
melhorar a produtividade da sua organização. Você vai reduzir os riscos e controlar os custos
de manter volumes de conteúdo cada vez maiores, de forma integrada com as práticas de
governança existentes.
Confira alguns componentes importantes para um ECM:
Reconhecimento Ótico de Caracteres:
Capture e classifique qualquer tipo de documento, sendo ele estruturado ou não-estruturado.
Com o OCR (reconhecimento ótico de caracteres) integrado ao ECM, extraia os campos de dados
desejados e acelere a indexação de dados no sistema, eliminando a entrada de informações
manualmente, evitando erros e agilizando as operações.
Assinatura Digital:
Proteja a autenticidade e a integridade do seu conteúdo imprimindo sua assinatura digital ao
arquivo. Com isso, garanta a validade legal dos documentos assinados, em conformidade com a
CVM 531. O ECM permite a inserção de um identificador da decodificação do arquivo, gerando
assinaturas seguindo as regras e especificações da ICP Brasil, órgão gestor da certificação
digital em nosso país.
Viewer:
É possível editar formulários e campos para que atenda de maneira mais eficiente suas
necessidades e, sem dependência de programação.
– Visualize seus documentos sem a necessidade de download do arquivo
– Visualize os principais tipos de arquivos do mercado, incluindo MS Office, PDF, arquivos
gráficos, MODCA, PTOCA, TXT e RTF
– Navegue por grandes documentos com menos esforço com o page-less scrolling, capacidade de
navegar pelo arquivo com menos rolagem pelo texto
– Otimizado para baixo requisito de banda
– Qualidade de imagem configurável para o ajuste de desempenho
– Versionamento
– Cache inteligente e suporte para streaming
Versionamento:
Controle e rastreie as alterações dos seus documentos de maneira simples com o ECM. O
versionamento registra todas as modificações realizadas em um documento identificando a
autoria e o momento em que estas alterações foram salvas.
Templates:
Defina os metadados de um determinado grupo de documentos. Esses metadados são utilizados para
orientar as características e propriedades dos documentos que serão armazenados pelo sistema
posteriormente. Essas definições são determinadas por você para que ele rapidamente extraia as
informações do documento de acordo com o que você busca.
Full Text Search:
Com a total indexação dos textos dos arquivos, as capacidades de pesquisa são ampliadas e
otimizadas. Com o Lecom ECM, os documentos podem ser pesquisados com base no conteúdo do
arquivo e seus resultados exibidos com um resumo e classificação de relevância.
Agora que você já sabe um pouco sobre o que o ECM pode fazer pelas informações da sua empresa,
tornando tudo fácil de ser encontrado e acessíveis de maneira segura.
