Ferramentas para mapear processos – aprenda a utilizar!

Mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial com foco em identificar as informações, fluxos e descrições de tarefas. Esse processo acontece por meio da estruturação visual de cada etapa. Assim, é possível conhecer profundamente cada elemento do processo, possibilitando melhorias mais assertivas. Existem 4 fatores primordiais na utilização de técnicas e ferramentas para mapear processos, são eles:

  • Experiência do cliente – os pontos do processo que fazem contato com o cliente devem sempre proporcionar uma experiência que impacte a imagem da empresa de forma positiva.   
  • Pontos de acúmulos de tarefas e atrasos – qualquer gargalo que comprometa a eficiência do processo deverá ser solucionado.
  • Priorização de atividades – é importante identificar o nível de valor agregado de cada atividade para direcionar os recursos e esforços com a devida priorização.
  • Integração entre sistemas – A “passagem de bastão” de um sistema para outro durante a execução pode causar perda de informações importantes, portanto, sistemas integrados são um fator primordial para manter a assertividade do projeto.

Conheça 3 técnicas para mapeamento, análise e aprimoramento de processos

  1. Técnica 5W2H – Essa técnica consiste em  conhecer o processo respondendo às seguintes questões: What, Where, Who, When, Why, How e How much, que podemos traduzir como O quê, Onde, Quem, Quando, Por que, Como e Quanto.
    Ferramentas para mapear processos
    Foto: Blog Nomus


  2. Matriz GUTNessa técnica o foco é definir prioridades na resolução de problemas. A sigla GUT significa:
  • Gravidade: a intensidade do potencial prejuízo;
  • Urgência: qual a consequência da não resolução do problema;
  • Tendência: quais são as possibilidades de agravamento do problema.
Nota Gravidade Urgência Tendência
1 Extremamente Grave Precisa de ação imediata Vai piorar rapidamente
2 Muito Grave É Urgente Vai piorar em pouco tempo
3 Grave Agir o quanto antes Vai piorar em médio prazo
4 Pouco Grave Pouco urgente Vai piorar em longo prazo
Sem Gravidade Pode aguardar Não vai piorar

3. Matriz BÁSICO –  Esta matriz se assemelha à anterior, porém, atinge um nível maior de detalhamento, dessa forma, pode refinar a análise da priorização de atividades e soluções. Além disso, por meio da Matriz BÁSICO, é possível alinhar as prioridades dos processos com as necessidades do cliente. Nessa técnica, deverá ser atribuída uma nota de 1 a 5 aos seguintes itens:

  • Benefícios para a Organização;
  • Abrangência;
  • Satisfação do cliente interno;
  • Investimentos necessários;
  • Cliente externo satisfeito;
  • Operacionalidade descomplicada.

Após a soma das notas atribuídas, será possível identificar prioridades para elaborar um plano de ações.

Foto: Nortegubisian

Mapeamento de  processos

Existem diversas formas para realizar o mapeamento de processos, dentre elas, podemos destacar: o fluxograma, o mapofluxograma e a BPMN. Entenda cada uma destas 3 ferramentas para mapear processos a seguir:

Fluxograma

No fluxograma, os processos são desenhados de forma simplificada, utilizando símbolos padronizados. Seu objetivo é facilitar a análise dos processos para possibilitar a identificação de possíveis melhorias. Porém, o fluxograma apresenta limitações devido à extrema simplicidade, portanto, não é indicado para análises mais profundas.

Mapofluxograma

Esta notação é bastante útil para processos que envolvem plantas produtivas e linha de montagem. O mapofluxograma é uma combinação do fluxograma de processos com o layout  típico de uma linha de produção. Portanto, sua utilização é adequada a processos produtivos que demandam muita movimentação de materiais e necessitam da estocagem de produtos.

BPMN

Esta é a notação mais utilizada atualmente, utilizada para especificar os processos com uma série de símbolos padronizados. Portanto, por meio da Business Process Model and Notation é possível produzir uma notação padrão compreensível aos usuários de negócios, bem como utilizar semânticas complexas para usuários técnicos. O grande diferencial da BPMN é o nível de clareza e a forma intuitiva com que apresenta o processo.

Na pesquisa realizada pela Revista Global Trends publicada em 2015,  59% dos participantes afirmaram que utilizam BPMN como notação para modelar os processos, e cada vez mais esse padrão tem se popularizado. Isso acontece pela sua capacidade de solucionar os gaps deixados por ferramentas mais tradicionais como o fluxograma.

Entenda um pouco mais sobre BPMN em nosso Webinar com Kelly Sganderla, Consultora de Processos da iProcess, com 16 anos de experiência na área de gestão de processos de negócios.

o que é RPA

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