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Ferramentas para mapear processos – aprenda a utilizar!

Mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial com foco em identificar as informações, fluxos e descrições de tarefas. Esse processo acontece por meio da estruturação visual de cada etapa. Assim, é possível conhecer profundamente cada elemento do processo, possibilitando melhorias mais assertivas.

Existem 4 fatores primordiais na utilização de técnicas e ferramentas para mapear processos, são eles:

  • Experiência do cliente – os pontos do processo que fazem contato com o cliente devem sempre proporcionar uma experiência que impacte a imagem da empresa de forma positiva.   
  • Pontos de acúmulos de tarefas e atrasos – qualquer gargalo que comprometa a eficiência do processo deverá ser solucionado.
  • Priorização de atividades – é importante identificar o nível de valor agregado de cada atividade para direcionar os recursos e esforços com a devida priorização.
  • Integração entre sistemas – A “passagem de bastão” de um sistema para outro durante a execução pode causar perda de informações importantes, portanto, sistemas integrados são um fator primordial para manter a assertividade do projeto.

Conheça 3 técnicas para mapeamento, análise e aprimoramento de processos

  1. Técnica 5W2H – Essa técnica consiste em  conhecer o processo respondendo às seguintes questões: What, Where, Who, When, Why, How e How much, que podemos traduzir como O quê, Onde, Quem, Quando, Por que, Como e Quanto.
  2. Matriz GUTNessa técnica o foco é definir prioridades na resolução de problemas. A sigla GUT significa:
  • Gravidade: a intensidade do potencial prejuízo;
  • Urgência: qual a consequência da não resolução do problema;
  • Tendência: quais são as possibilidades de agravamento do problema.
Nota Gravidade Urgência Tendência
1 Extremamente Grave Precisa de ação imediata Vai piorar rapidamente
2 Muito Grave É Urgente Vai piorar em pouco tempo
3 Grave Agir o quanto antes Vai piorar em médio prazo
4 Pouco Grave Pouco urgente Vai piorar em longo prazo
Sem Gravidade Pode aguardar Não vai piorar

 

3. Matriz BÁSICO –  Essa matriz se assemelha à anterior, porém, atinge um nível maior de detalhamento, dessa forma, pode refinar a análise da priorização de atividades e soluções. Além disso, por meio da Matriz BÁSICO, é possível alinhar as prioridades dos processos com as necessidades do cliente. Nessa técnica, deverá ser atribuída uma nota de 1 a 5 aos seguintes itens:

  • Benefícios para a Organização;
  • Abrangência;
  • Satisfação do cliente interno;
  • Investimentos necessários;
  • Cliente externo satisfeito;
  • Operacionalidade descomplicada.

Após a soma das notas atribuídas, será possível identificar prioridades para elaborar um plano de ações.

Mapeamento de  processos

Existem diversas formas para realizar o mapeamento de processos, dentre elas, podemos destacar: o fluxograma, o mapofluxograma e a BPMN. Entenda cada uma dessas 3 ferramentas para mapear processos a seguir:

Fluxograma

No fluxograma, os processos são desenhados de forma simplificada, utilizando símbolos padronizados. Seu objetivo é facilitar a análise dos processos para possibilitar a identificação de possíveis melhorias. Porém, o fluxograma apresenta limitações devido à extrema simplicidade, portanto, não é indicado para análises mais profundas.

Mapofluxograma

Essa notação é bastante útil para processos que envolvem plantas produtivas e linha de montagem. O mapofluxograma é uma combinação do fluxograma de processos com o layout  típico de uma linha de produção. Portanto, sua utilização é adequada a processos produtivos que demandam muita movimentação de materiais e necessitam da estocagem de produtos.

BPMN

Essa é a notação mais utilizada atualmente, com capacidade parar especificar os processos com uma série de símbolos padronizados. Por meio da Business Process Model and Notation é possível produzir uma notação padrão compreensível aos usuários de negócios, bem como utilizar semânticas complexas para usuários técnicos. O grande diferencial da BPMN é o nível de clareza e a forma intuitiva com que apresenta o processo.

Na pesquisa realizada pela Revista Global Trends publicada em 2015,  59% dos participantes afirmaram que utilizam BPMN como notação para modelar os processos, e cada vez mais esse padrão tem se popularizado. Isso acontece pela sua capacidade de solucionar os gaps deixados por ferramentas mais tradicionais como o fluxograma.

Entenda um pouco mais sobre BPMN em nosso Webinar com Kelly Sganderla, Consultora de Processos da iProcess, com 16 anos de experiência na área de gestão de processos de negócios.

Se interessou pelo tema? Veja mais sobre como mapear processos BPM.

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18/03/2024

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