Ferramentas para mapear processos – aprenda a utilizar!

Mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial com foco em identificar as informações, fluxos e descrições de tarefas. Esse processo acontece por meio da estruturação visual de cada etapa. Assim, é possível conhecer profundamente cada elemento do processo, possibilitando melhorias mais assertivas. Existem 4 fatores primordiais na utilização de técnicas e ferramentas para mapear processos, são eles:

  • Experiência do cliente – os pontos do processo que fazem contato com o cliente, devem sempre proporcionar uma experiência que impacte a imagem da empresa de forma positiva.   
  • Pontos de acúmulos de tarefas e atrasos – qualquer gargalo que comprometa a eficiência do processo deverá ser solucionado.
  • Priorização de atividades – é importante identificar o nível de valor agregado de cada atividade para direcionar os recursos e esforços com a devida priorização.
  • Integração entre sistemas – A “passagem de bastão” de um sistema para outro durante a execução pode causar perda de informações importantes, portanto, sistemas integrados é um fator primordial para manter a assertividade do projeto.

Conheça 3 técnicas para mapeamento, análise e aprimoramento de processos

  1. Técnica 5W2H – Esta técnica consiste em  conhecer o processo respondendo às seguintes questões: What, Where, Who, When, Why, How e How much, que podemos traduzir como O quê, Onde, Quem, Quando, Por que, Como e Quanto.

    Ferramentas para mapear processos
    Foto: Blog Nomus


  2. Matriz GUT – Nesta técnica o foco é definir prioridades na resolução de problemas. A sigla GUT significa:
  • Gravidade: a intensidade do potencial prejuízo;
  • Urgência: qual a consequência da não resolução do problema;
  • Tendência: quais são as possibilidades de agravamento do problema.

    Ferramentas para mapear processos
    Foto: Domínio Estratégico
  1. Matriz BÁSICO – Esta matriz se assemelha a anterior, porém, atinge um nível maior de detalhamento, dessa forma, pode refinar a análise da priorização de atividades e soluções. Além disso, por meio da Matriz BÁSICO, é possível alinhar as prioridades dos processos com as necessidades do cliente. Nesta técnica, deverá ser atribuída uma nota de 1 a 5, aos seguintes itens:
  • Benefícios para a Organização;
  • Abrangência;
  • Satisfação do cliente interno;
  • Investimentos necessários;
  • Cliente externo satisfeito;
  • Operacionalidade descomplicada.

Após a soma das notas atribuídas, será possível identificar prioridades para elaborar um plano de ações.

Ferramentas para mapear processos
Foto: Nortegubisian

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Ferramentas para mapear processos

Existem diversas ferramentas para realizar o mapeamento de processos, dentre elas, podemos destacar: o fluxograma, o mapofluxograma e o BPMN. Entenda cada uma destas 3 ferramentas para mapear processos a seguir:

Fluxograma

No fluxograma, os processos são desenhados de forma simplificada, utilizando símbolos padronizados. Seu objetivo é facilitar a análise dos processos para possibilitar a identificação de possíveis melhorias. Porém, o fluxograma apresenta limitações devido sua extrema simplicidade, portanto, não é indicado para análises mais profundas.

Mapofluxograma

Esta ferramenta é bastante útil para processos que envolvem plantas produtivas e linha de montagem. O mapofluxograma é uma combinação do fluxograma de processos com o layout  típico de uma linha de produção. Portanto, sua utilização é adequada à processos produtivos que demandam muito movimentação de materiais e necessitam estocagem de produtos.

BPMN

Esta é a ferramenta mais utilizada atualmente, trata-se da notação gráfica para especificar os processos, utilizando uma série de ícones padronizados. Portanto, por meio do Business Process Model and Notation é possível produzir uma notação padrão compreensível aos usuários de negócios, bem como, utilizar semânticas complexas para usuários técnicos. O grande diferencial do BPMN é o nível de clareza e forma intuitiva com que apresenta o processo.

Na pesquisa realizada pela Revista Global Trends publicada em 2015,  59% dos participantes afirmaram que utilizam BPMN como notação para modelar os processos. E cada vez mais esse padrão tem se popularizado. Isso acontece pela sua capacidade de solucionar os gaps deixados por ferramentas mais tradicionais como o fluxograma.

 

Resultado da pesquisa sobre ferramentas para mapear processos

Foto: BPM GLOBAL TRENDS, 2015, p.25.

Entenda um pouco mais sobre BPMN em nosso Webinar com Kelly Sganderla, Consultora de Processos da iProcess, com 16 anos de experiência na área de gestão de processos de negócios.

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