Mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial com foco em identificar as informações, fluxos e descrições de tarefas. Esse processo acontece por meio da estruturação visual de cada etapa. Assim, é possível conhecer profundamente cada elemento do processo, possibilitando melhorias mais assertivas.
Existem 4 fatores primordiais na utilização de técnicas e ferramentas para mapear processos, são eles:
- Experiência do cliente – os pontos do processo que fazem contato com o cliente devem sempre proporcionar uma experiência que impacte a imagem da empresa de forma positiva.
- Pontos de acúmulos de tarefas e atrasos – qualquer gargalo que comprometa a eficiência do processo deverá ser solucionado.
- Priorização de atividades – é importante identificar o nível de valor agregado de cada atividade para direcionar os recursos e esforços com a devida priorização.
- Integração entre sistemas – A “passagem de bastão” de um sistema para outro durante a execução pode causar perda de informações importantes, portanto, sistemas integrados são um fator primordial para manter a assertividade do projeto.
Conheça 3 técnicas para mapeamento, análise e aprimoramento de processos
- Técnica 5W2H – Essa técnica consiste em conhecer o processo respondendo às seguintes questões: What, Where, Who, When, Why, How e How much, que podemos traduzir como O quê, Onde, Quem, Quando, Por que, Como e Quanto.
- Matriz GUT –Nessa técnica o foco é definir prioridades na resolução de problemas. A sigla GUT significa:
- Gravidade: a intensidade do potencial prejuízo;
- Urgência: qual a consequência da não resolução do problema;
- Tendência: quais são as possibilidades de agravamento do problema.
Nota | Gravidade | Urgência | Tendência |
1 | Extremamente Grave | Precisa de ação imediata | Vai piorar rapidamente |
2 | Muito Grave | É Urgente | Vai piorar em pouco tempo |
3 | Grave | Agir o quanto antes | Vai piorar em médio prazo |
4 | Pouco Grave | Pouco urgente | Vai piorar em longo prazo |
5 | Sem Gravidade | Pode aguardar | Não vai piorar |
3. Matriz BÁSICO – Essa matriz se assemelha à anterior, porém, atinge um nível maior de detalhamento, dessa forma, pode refinar a análise da priorização de atividades e soluções. Além disso, por meio da Matriz BÁSICO, é possível alinhar as prioridades dos processos com as necessidades do cliente. Nessa técnica, deverá ser atribuída uma nota de 1 a 5 aos seguintes itens:
- Benefícios para a Organização;
- Abrangência;
- Satisfação do cliente interno;
- Investimentos necessários;
- Cliente externo satisfeito;
- Operacionalidade descomplicada.
Após a soma das notas atribuídas, será possível identificar prioridades para elaborar um plano de ações.
Mapeamento de processos
Existem diversas formas para realizar o mapeamento de processos, dentre elas, podemos destacar: o fluxograma, o mapofluxograma e a BPMN. Entenda cada uma dessas 3 ferramentas para mapear processos a seguir:
Fluxograma
No fluxograma, os processos são desenhados de forma simplificada, utilizando símbolos padronizados. Seu objetivo é facilitar a análise dos processos para possibilitar a identificação de possíveis melhorias. Porém, o fluxograma apresenta limitações devido à extrema simplicidade, portanto, não é indicado para análises mais profundas.
Mapofluxograma
Essa notação é bastante útil para processos que envolvem plantas produtivas e linha de montagem. O mapofluxograma é uma combinação do fluxograma de processos com o layout típico de uma linha de produção. Portanto, sua utilização é adequada a processos produtivos que demandam muita movimentação de materiais e necessitam da estocagem de produtos.
BPMN
Essa é a notação mais utilizada atualmente, com capacidade parar especificar os processos com uma série de símbolos padronizados. Por meio da Business Process Model and Notation é possível produzir uma notação padrão compreensível aos usuários de negócios, bem como utilizar semânticas complexas para usuários técnicos. O grande diferencial da BPMN é o nível de clareza e a forma intuitiva com que apresenta o processo.
Na pesquisa realizada pela Revista Global Trends publicada em 2015, 59% dos participantes afirmaram que utilizam BPMN como notação para modelar os processos, e cada vez mais esse padrão tem se popularizado. Isso acontece pela sua capacidade de solucionar os gaps deixados por ferramentas mais tradicionais como o fluxograma.
Entenda um pouco mais sobre BPMN em nosso Webinar com Kelly Sganderla, Consultora de Processos da iProcess, com 16 anos de experiência na área de gestão de processos de negócios.
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