Sobre a Víncula

30 anos no mercado
100% dos processos rastreáveis
automação de processos

A Víncula é uma multinacional brasileira, formada por empresas com 30 anos de experiência no mercado de implantes (MDT Implantes, Meta Bio e Biotechnology). Inspirada no comprometimento dos profissionais de saúde, bem como na relação médico-paciente, o Grupo Víncula tem como objetivo oferecer um padrão internacional de qualidade em seus produtos e serviços. Com a gestão e aporte financeiro do Pátria Investimentos, a empresa conta com um portfólio amplo de produtos nas linhas de implantes ortopédicos para joelho, quadril, coluna e buco-maxilo.

Metodologia Ágil

automação de processos, BPMS, BPM, transformação digital, ROI Início em novembro de 2015

O projeto de Venda Direta teve início em novembro de 2015, até então a empresa tinha como clientes uma rede de Distribuição que atendia os consumidores finais (Hospitais/Convênios), esse tipo de relação comercial se dá basicamente por negociação e entrega de produtos.

automação de processos, BPMS, BPM, transformação digital, ROI Mais eficiência com automação de processos

Já no atendimento direto aos hospitais, a relação deixa de ser uma relação de compra e venda e passa a ser uma relação de serviços. Cada cirurgia é tratada em um processo individualizado, desde a cotação do material que será fornecido, passando pela separação do material que será utilizado, envio e retorno do material ao hospital e finalmente o faturamento dos itens utilizados.

automação de processos, BPMS, BPM, transformação digital, ROI Estruturação de um novo canal de vendas

Neste novo contexto, foi necessária a estruturação de um departamento voltado a esse novo canal de vendas, bem como a elaboração de processos para atender todas as particularidades que o mesmo apresenta. Por estarmos lidando com procedimentos cirúrgicos e pessoas que serão impactadas pelos nossos produtos e nível de serviço, buscamos desde o início estabelecer processos seguros e robustos que garantissem a qualidade e minimizassem erros.

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Cenário pré Implantação

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Com a divulgação de esquemas de corrupção envolvendo empresas de distribuição de implantes, médicos e funcionários de hospitais/convênios (Conhecido como Máfia das Próteses), onde os valores dos materiais eram superfaturados, os convênios e hospitais passaram a buscar um fornecimento direto com os fabricantes e empresas reconhecidamente dentro do Compliance.

A Víncula estava iniciando o processo de venda direta com um grande convênio nacional na cidade de São Paulo e a divulgação deste esquema de corrupção acabou por acelerar a implantação do projeto dado a janela de oportunidade criada.

Desde o início, o principal direcionador do projeto foi criar um sistema de atendimento onde o processo garantisse elevado nível de serviço, desde a realização das cotações, passando pelo atendimento das cirurgias até o faturamento do material utilizado.

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Durante o mapeamento das atividades para estabelecimento das rotinas de atendimento do novo departamento, foi observado um complexo volume de informações originárias de vários atores do processo, bem como, a necessidade de sincronia nas atividades a fim de garantir o correto atendimento de cada procedimento cirúrgico.

Após consulta ao mercado, a empresa optou pela plataforma LECOM BPM da Lecom, por entender que a mesma conseguiu demostrar atendimento aos requisitos de projeto.

Outro ponto importante que chamou a atenção da empresa, foi a metodologia de implementação utilizada pela Lecom, que determina um fluxo de pequenas entregas na implementação do software. Com isso, em pouco tempo já começamos a usar o produto.

Expectativa vs Rotina

A ferramenta LECOM BPM atendeu os requisitos de TI exigidos durante a implementação:

  • a) Integração com o ERP da empresa;
  • b) Solução 100% Web;
  • c) Uso em dispositivos móveis.
  • d) Base de dados completa para elaboração de indicadores

Para execução do projeto foram elencadas pessoas chave e futuros usuários do processo, essa equipe foi composta por pessoas das áreas de T.I., Backoffice de Vendas e Departamento Fiscal.

Como a atividade de Venda Direta era nova na empresa, foi necessário aprofundar-se na elaboração dos processos, definir os requisitos e entender o novo negócio.

Inicialmente definimos o mapeamento via metodologia SIPOC buscando entender a interação entre as áreas, os outputs e inputs. Junto a equipe foi elaborado o SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs e Customers), bem como os requisitos de qualidade esperados em cada output.

Estando claras as interações que os processos possuíam e quais os requisitos de qualidade, a equipe elaborou um fluxograma detalhado do processo observando as melhores formas de interações, armazenamento de dados e como garantir que todos os requisitos fossem cumpridos.

A participação da equipe que iria operacionalizar o processo foi fundamental na construção de uma cultura comprometida com os requisitos de qualidade e comprometida com o correto funcionamento do processo. Dentro da empresa, é notável a cultura direcionada ao elevado nível de serviço e comprometimento do Departamento de Venda Direta quando comparado aos demais departamentos.

Além da construção dessa cultura, o conhecimento sobre o processo proporciona constante participação dos executores em sugestões de melhorias, não só preocupados com suas tarefas, mas também em melhorar a eficiência de todo o processo.

Benefícios

Com praticamente um ano e meio de uso da plataforma e processos estabilizados,
verificamos que os objetivos iniciais foram alcançados e observa-se os seguintes benefícios:

1. Transparência Os processos são auditáveis e rastreáveis atendendo os requisitos regulatórios vigentes.
2. Total Controle Controle das atividades e etapas norteiam decisões e estratégias na gestão do dia a dia.
3. Relatórios A possibilidade de extrair relatórios gerou a elaboração de indicadores de acompanhamento e de resultados.
4. Aumento da produtividade A concentração de informação em uma só plataforma diminui erros e aumenta a produtividade do processo.
5. Maior agilidade A integração com ERP da Víncula tornaram ainda mais ágeis as atividades de faturamento de produtos, pois o ERP capta informações lançadas na Plataforma BPMs para emissão das notas fiscais, reduzindo o tempo de emissão em 50%
6. Redução dos custos administrativos Armazenamento digital de todos os processos reduziram custos com papel e arquivamento, estima-se uma redução de 30% no uso de papel. Por normas, a Víncula deve rastrear alguns documentos por 5 anos, que são arquivados fisicamente por 3 meses e depois são descartados, restando apenas os arquivos digitais. Isso evitou custos com arquivamentos externos, visto que a empresa não possui espaço que suportaria essa demanda.
7. Organização e confiabilidade Os clientes que passamos a atender de forma direta relatam melhora no nível de serviço. Passamos a ser reconhecidos pela organização com pronto atendimento nos processos de cotação, agenda e faturamento, além da confiabilidade nas informações. Creditamos essa melhora na implementação do BPM.
8. Mais departamentos O sucesso do projeto expandiu o BPM para processos do departamento de Licitações e CAP (Central de Atendimento ao Cliente).

Pontos de atenção

Na implementação do sistema, usamos o método Ágil trazido pela equipe Lecom. Este método consiste em fazer pequenas entregas, porem continuas, com ênfase na entrega de valor e de acordo com os objetivos do negócio. Desta forma, logo no início do projeto já é possível colher resultados.

Tínhamos urgência em iniciar os processos de Venda Direta devido o momento ímpar que o mercado estava passando. Essa metodologia nos proporcionou exatamente isso, com um mês de projeto já tínhamos entregas e o processo já estava em andamento.

Por se tratar de uma atividade nova, com o tempo novas demandas surgiram e conseguimos adaptar no escopo do projeto. Isso foi fundamental para consolidação da plataforma e maturação do novo departamento que estava em construção.

A participação da equipe que iria executar os processos durante o desenvolvimento também foi fundamental para esse sucesso. Durante a implementação erros foram corrigidos rapidamente, pois toda a equipe possuía o conhecimento do todo, além do engajamento de fazer acontecer algo que eles participaram da construção.

Outro ponto importante foi estressar o mapeamento dos processos e suas interações, ajudando na automatização das tarefas, no treinamento de todos e assegurar o correto atendimento das demandas do departamento.





CASE VENCEDOR DO WFMC AWARDS 2017

Global Awards for Excellence in BPM and Workflow

O WfMC é uma conceituada organização mundial, atuando desde 1993, que reconhece todos os anos as organizações que demonstram excelência na implementação de soluções inovadoras em BPM para atingir os objetivos estratégicos de negócio.


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