Sobre a Víncula

30 anos no mercado
100% dos processos rastreáveis
foto médico cirurgião implante

A Víncula é uma multinacional brasileira, formada por empresas com 30 anos de experiência no mercado de implantes (MDT Implantes, Meta Bio e Biotechnology). Inspirada no comprometimento dos profissionais de saúde, bem como na relação médico-paciente, o Grupo Víncula tem como objetivo oferecer um padrão internacional de qualidade em seus produtos e serviços. Com a gestão e aporte financeiro do Pátria Investimentos, a empresa conta com um portfólio amplo de produtos nas linhas de implantes ortopédicos para joelho, quadril, coluna e buco-maxilo.

Método Ágil

icone lousa flipchart tela modelo negócio Início em novembro de 2015

O projeto de Venda Direta teve início em novembro de 2015, até então a empresa tinha como clientes uma rede de Distribuição que atendia os consumidores finais (Hospitais/Convênios), esse tipo de relação comercial se dá basicamente por negociação e entrega de produtos.

icone computador processos departamentos 3 Departamentos BPM

Atualmente temos implementado o BPM em três departamentos diferentes com mais de 1.900 processos e 50 usuários ativos.

icone foguete decolar eficiência automação processos Mais eficiência com automação de processos

Já no atendimento direto aos hospitais, a relação deixa de ser uma relação de compra e venda e passa a ser uma relação de serviços. Cada cirurgia é tratada em um processo individualizado, desde a cotação do material que será fornecido, passando pela separação do material que será utilizado, envio e retorno do material ao hospital e finalmente o faturamento dos itens utilizados.

icone telas computador ferramenta estrutura canal venda Estruturação de um novo canal de vendas

Neste novo contexto, foi necessária a estruturação de um departamento voltado a esse novo canal de vendas, bem como a elaboração de processos para atender todas as particularidades que o mesmo apresenta. Por estarmos lidando com procedimentos cirúrgicos e pessoas que serão impactadas pelos nossos produtos e nível de serviço, buscamos desde o início estabelecer processos seguros e robustos que garantissem a qualidade e minimizassem erros.

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Cenário pré Implantação

foto reunião empresa sistema uso tecnologia tablet

Com a divulgação de esquemas de corrupção envolvendo empresas de distribuição de implantes, médicos e funcionários de hospitais/convênios (Conhecido como Máfia das Próteses), onde os valores dos materiais eram superfaturados, os convênios e hospitais passaram a buscar um fornecimento direto com os fabricantes e empresas reconhecidamente dentro do Compliance.

A Víncula estava iniciando o processo de venda direta com um grande convênio nacional na cidade de São Paulo e a divulgação deste esquema de corrupção acabou por acelerar a implantação do projeto dado a janela de oportunidade criada.

Desde o início, o principal direcionador do projeto foi criar um sistema de atendimento onde o processo garantisse elevado nível de serviço, desde a realização das cotações, passando pelo atendimento das cirurgias até o faturamento do material utilizado.

foto reunião empresa análise processos resultados

Durante o mapeamento das atividades para estabelecimento das rotinas de atendimento do novo departamento, foi observado um complexo volume de informações originárias de vários atores do processo, bem como, a necessidade de sincronia nas atividades a fim de garantir o correto atendimento de cada procedimento cirúrgico.

Após consulta ao mercado, a empresa optou pela plataforma LECOM BPM da Lecom, por entender que a mesma conseguiu demostrar atendimento aos requisitos de projeto.

Outro ponto importante que chamou a atenção da empresa, foi o método de implementação utilizada pela Lecom, que determina um fluxo de pequenas entregas na implementação do software. Com isso, em pouco tempo já começamos a usar o produto.

Expectativa vs Rotina

A ferramenta LECOM BPM atendeu os requisitos de TI exigidos durante a implementação:

  • a) Integração com o ERP da empresa;
  • b) Solução 100% Web;
  • c) Uso em dispositivos móveis.
  • d) Base de dados completa para elaboração de indicadores

Para execução do projeto foram elencadas pessoas chave e futuros usuários do processo, essa equipe foi composta por pessoas das áreas de T.I., Backoffice de Vendas e Departamento Fiscal.

Como a atividade de Venda Direta era nova na empresa, foi necessário aprofundar-se na elaboração dos processos, definir os requisitos e entender o novo negócio.

Inicialmente definimos o mapeamento via metodologia SIPOC buscando entender a interação entre as áreas, os outputs e inputs. Junto a equipe foi elaborado o SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs e Customers), bem como os requisitos de qualidade esperados em cada output.

Estando claras as interações que os processos possuíam e quais os requisitos de qualidade, a equipe elaborou um fluxograma detalhado do processo observando as melhores formas de interações, armazenamento de dados e como garantir que todos os requisitos fossem cumpridos.

A participação da equipe que iria operacionalizar o processo foi fundamental na construção de uma cultura comprometida com os requisitos de qualidade e comprometida com o correto funcionamento do processo. Dentro da empresa, é notável a cultura direcionada ao elevado nível de serviço e comprometimento do Departamento de Venda Direta quando comparado aos demais departamentos.

Além da construção dessa cultura, o conhecimento sobre o processo proporciona constante participação dos executores em sugestões de melhorias, não só preocupados com suas tarefas, mas também em melhorar a eficiência de todo o processo.

Benefícios

Com praticamente um ano e meio de uso da plataforma e processos estabilizados,
verificamos que os objetivos iniciais foram alcançados e observa-se os seguintes benefícios:

1. Transparência Os processos são auditáveis e rastreáveis atendendo os requisitos regulatórios vigentes.
2. Total Controle Controle das atividades e etapas norteiam decisões e estratégias na gestão do dia a dia.
3. Relatórios A possibilidade de extrair relatórios gerou a elaboração de indicadores de acompanhamento e de resultados.
4. Aumento da produtividade A concentração de informação em uma só plataforma diminui erros e aumenta a produtividade do processo.
5. Maior agilidade A integração com ERP da Víncula tornaram ainda mais ágeis as atividades de faturamento de produtos, pois o ERP capta informações lançadas na Plataforma BPMs para emissão das notas fiscais, reduzindo o tempo de emissão em 50%
6. Redução dos custos administrativos Armazenamento digital de todos os processos reduziram custos com papel e arquivamento, estima-se uma redução de 30% no uso de papel. Por normas, a Víncula deve rastrear alguns documentos por 5 anos, que são arquivados fisicamente por 3 meses e depois são descartados, restando apenas os arquivos digitais. Isso evitou custos com arquivamentos externos, visto que a empresa não possui espaço que suportaria essa demanda.
7. Organização e confiabilidade Os clientes que passamos a atender de forma direta relatam melhora no nível de serviço. Passamos a ser reconhecidos pela organização com pronto atendimento nos processos de cotação, agenda e faturamento, além da confiabilidade nas informações. Creditamos essa melhora na implementação do BPM.
8. Mais departamentos O sucesso do projeto expandiu o BPM para processos do departamento de Licitações e CAP (Central de Atendimento ao Cliente).

Pontos de atenção

Na implementação do sistema, usamos o método Ágil trazido pela equipe Lecom. Este método consiste em fazer pequenas entregas, porem continuas, com ênfase na entrega de valor e de acordo com os objetivos do negócio. Desta forma, logo no início do projeto já é possível colher resultados.

Tínhamos urgência em iniciar os processos de Venda Direta devido o momento ímpar que o mercado estava passando. Esse método nos proporcionou exatamente isso, com um mês de projeto já tínhamos entregas e o processo já estava em andamento.

Por se tratar de uma atividade nova, com o tempo novas demandas surgiram e conseguimos adaptar no escopo do projeto. Isso foi fundamental para consolidação da plataforma e maturação do novo departamento que estava em construção.

A participação da equipe que iria executar os processos durante o desenvolvimento também foi fundamental para esse sucesso. Durante a implementação erros foram corrigidos rapidamente, pois toda a equipe possuía o conhecimento do todo, além do engajamento de fazer acontecer algo que eles participaram da construção.

Outro ponto importante foi estressar o mapeamento dos processos e suas interações, ajudando na automatização das tarefas, no treinamento de todos e assegurar o correto atendimento das demandas do departamento.

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