Entenda o papel da Governança de Processos

A capacidade de flexibilidade, adaptabilidade, otimização de recursos e inovação para melhorar as entregas ao cliente são fatores essenciais para o sucesso de um negócio no mercado atual. Neste contexto, cada vez mais organizações têm buscado otimizar seus processos para melhorar seus resultados e despontar frente a concorrência. Para que isso aconteça, a governança de processos pode possibilitar que os resultados não sejam apenas pontuais e que estas melhorias aconteçam de forma consistente.

O que é governança de processos?

Governança de processos é a definição das regras e diretrizes para conduzir a gestão orientada por processos, além de, definir as responsabilidades e autoridades na estrutura do negócio. É importante ressaltar que a governança não deve tornar a estrutura existente mais complexa ou redundante quanto às atribuições. Portanto, o ideal é que a governança de processos otimize a estrutura funcional sem criar uma estrutura paralela.

Elementos essenciais para que Governança seja efetiva:

  1. Papéis e responsabilidades;
  2. Padrões;
  3. Estrutura;
  4. Tarefas;
  5. Mecanismos de controle;
  6. Objetivos;
  7. Mecanismos de avaliação e recompensa.

É importante ressaltar que as estruturas de governança de processos, não só definem os papéis e responsabilidades, mas também buscam garantir que estes papéis sejam efetivamente desempenhados.

Entenda a relação entre processos e entrega de valor

Entregar valor ao cliente é um elemento chave da estratégia de uma empresa. Porém, entrega de valor e processos possuem uma relação primordial. Em “Estabelecendo o Escritório de Projetos” ( Roger T; Leandro J; André M; p. 28, 2013.), é explanado o caráter fundamental dos processos na entrega de valor ao cliente. No referido material é ressaltado que não há outra forma de entregar valor se não por meio de processos.

Neste mesmo livro, encontramos também a seguinte afirmação a respeito da relevância do entendimento de processos de uma organização:

A verdadeira agilidade organizacional e desempenho ideal vem do profundo entendimento dos processos que entregam valor. Uma ampla competência organizacional em BPM é uma vantagem poderosa para aquelas organizações que aprendem a executar efetivamente o gerenciamento baseado em processos.

O BPM – Business Process Management – é uma disciplina gerencial direcionada a potencializar processos em todas as suas etapas. Entretanto, é necessário que haja um direcionamento efetivo, recursos, suporte e boas expectativas, pois a ausência destes elementos podem causar uma certa relutância nas equipes em se comprometer com grandes mudanças nos processos. Por este fato, é interessante que, ao estruturar a gestão de projetos, seja definida uma arquitetura de processos para que a organização tenha um maior autoconhecimento.

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O que é arquitetura de processos?

Imagine que você irá escrever um livro. Definir um índice com os tópicos que irão compor a obra seria um de seus primeiros passos, certo? Provavelmente, você não sairia escrevendo sem antes planejar os elementos que irão compor seu livro e rascunhar o desdobramento de cada tópico. Porém, é normal que durante o processo, você perceba que precisa ajustar e reformular este planejamento para melhorar o resultado final.

Portanto, assim como o índice de um livro, a arquitetura de processos serve para definir previamente como a organização irá avançar na estratégia. Mas depois, é importante que haja uma manutenção desta arquitetura para mantê-la como um organismo vivo.

Arquitetura de processos, que é inventariar, em nível macro, todos os elementos de um processo.

Esta estrutura deve abranger todos os tipos de processo organizacionais, que são:

  • Processos primários, são  os que agregam valor direto ao cliente;
  • Processos de apoio e suporte, são aqueles que complementam os primários;
  • Processos gerenciais, são utilizados para coordenar as atividades dos demais processos.

Governança de Processos

Dessa forma, a organização conecta a equipe com os recursos e tecnologias disponíveis para determinar por qual caminho seguir para alcançar os objetivos estratégicos com mais eficiência.

Além disso, por meio da arquitetura de processos, é possível ter uma visão geral de quais são os processos antes de automatizar. Ou seja, serve como base para o desdobramento da estratégia da empresa para determinar as prioridades nas melhorias e também a automação dos processos.

Arquitetura de Processos e BPMN

Outro ponto relevante sobre a arquitetura de processos, é que ela torna muito mais claros os papéis e responsabilidades na empresa. Além de auxiliar na compreensão das métricas e indicadores relevantes em cada processo. Desta forma, serve como base para se desdobrar os fluxogramas de BPMN.

O Business Process Model and Notation – BPMN, é uma notação gráfica que possui a função de especificar os processos e serve como apoio para o BPM. Nele é possível prover uma notação padrão, que pode ser compreendida tanto por usuários técnicos quanto por usuários de negócios.

Qual o papel da governança de processos?

A governança de processos possui algumas metas fundamentais como:

  • Padronização das iniciativas de cada processo;
  • Viabilizar o alinhamento entre estas iniciativas;
  • Possibilitar a melhoria contínua dos processos da organização;
  • Determinar as responsabilidades em cada processo;
  • Definir o poder de decisão de cada membro da equipe;
  • Agilizar os processos da organização;
  • Potencializar a gestão de projetos;
  • Aumentar a capacidade de entregas de valor da organização

Desta forma, a governança de processos deve estruturar as diretrizes e orientar a gestão de processos para que haja sinergia e eficiência nas entregas.

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