Sobre a Asics

68 anos no mercado
+50 sedes em diferentes países e regiões
54.970 instâncias de processos
6.665 média de ciclos do último ano

ASICS é uma empresa global, fabricante e designer líder de tênis de corrida, roupas e acessórios esportivos. Foi fundada em 1949 no Japão e possui uma expressiva atuação no Brasil.

Adotou uma solução de BPMS para obter rastreabilidade e produtividade com a eliminação de tarefas e controles manuais, como a utilização de documentos físicos impressos, além de reduzir drasticamente a customização de sua solução de ERP, através da inicial automatização de seu processo de Compras, sendo este, um de seus processos mais críticos e estratégicos, envolvendo distintas áreas como:

  • – Vice-presidência
  • – Auditoria
  • – Financeiro
  • – Compras
  • – e TI.

Metodologia Ágil

Redução de tempo e trabalho manual das atividades

Com a utilização da ferramenta BPMS, a empresa percebeu a redução de tempo nas suas atividades, redução do trabalho manual e automação dos processos. Com a redução no quadro de funcionários, algumas atividades puderam ser absorvidas devido à transformação digital gerada pela ferramenta.

Redução de retrabalho por falha humana

Também através dela se tornou possível a integração com ferramentas de consulta em sites de órgãos públicos, com isso, foi possível mitigar a falha humana, evitando erros de digitação, por exemplo.

O BPMS atendende e compreende várias áreas dentro da Asics

Vale destacar que alguns fluxos também são auditados, servindo como evidências em processos de auditorias. Atualmente o BPMS permeia toda a organização, envolvendo áreas como Compras, Gerenciamento de dados Mestres, Comercial, Fiscal e Produtos.

7 Processos executados

Hoje, 7 processos core são executados na Asics, sendo exemplos: o Cadastro de Produtos, Cadastro de Exceções, Condição Especial do Cliente, Controle de Alçadas, Pedido OT, Pricing e Produto.

Média de 5.665 ciclos no último ano

Desde sua primeira instalação em Out/2014, a Asics executou 54.970 instâncias de processos, sendo 5.665 a média de ciclos do último ano.

Cenário pré Implantação

Em 2014, foi avaliado e constatado que o processo de compras, especialmente nas etapas de alçadas de aprovação, estava totalmente obsoleto, por transitar documentos impressos no papel com assinaturas manuais e extremamente lento, pois dependia da presença física dos responsáveis por determinada alçada no escritório local. Desta forma, não era possível ter a mínima rastreabilidade, controle e gestão do processo.

Embora processos de compras sejam bastante difundidos entre as empresas nos dias atuais e costumeiramente embutidos em módulos de soluções de ERP, contemplar distintos cenários e alçadas, especialmente com empresas globais que possuem diversas filiais ao redor do mundo, torna-se um imenso desafio, em especial, para empresas de varejo, onde o processo de compras é trivial.

1) Não customizar a solução de ERP: Esta alternativa seria altamente custosa e poderia engessar o processo em um curto espaço de tempo, além de não permitir a flexibilidade que o processo exige.

2) Manter a estabilidade da solução de ERP: Por outro lado, o ERP deveria continuar exercendo seu papel e as demais funcionalidades não poderiam ser impactadas pelo avanço deste novo processo. As informações consequentes da finalização do processo de compras deveriam ainda ser armazenadas na ERP.

3) Flexibilidade e Controle na Gestão de Hierarquia e Alçadas: Deveria haver inteligência do novo processo para saber quando determinado gestor estava ausente ou de férias, para que automaticamente seu substituto assumisse a tarefa e não deixasse o processo aguardando, além de entender de maneira automática os valores de alçada para determinado perfil corporativo.

4) Buscar tecnologia complementar: Não sendo o ERP uma alternativa, pelas razões acima citadas, a empresa decidiu por buscar uma solução que fosse agnóstica, moderna e altamente integrável que desse uma resposta aos desafios deste processo e ao mesmo tempo, diminuísse a customização da solução de ERP para outros processos, que certamente seriam repensados em outros momentos.

Expectativa vs Rotina

Após a apresentação para a diretoria do conceito de BPM e do convencimento do “por que” uma solução com tais características seriam a melhor opção para a empresa, foi definida a escolha da ferramenta e o processo se iniciou envolvendo cinco áreas estratégicas para o projeto, sendo: Compras, Auditoria, Financeiro e TI.

O projeto do levantamento à entrega final durou um ano e atualmente, este processo esta 100% automatizado, sem qualquer controle de documento físico impresso, transitando por todas as áreas envolvidas e responde com rastreabilidade em tempo real para a gestora da área de compras assim como, fornece dados históricos para o processo de auditoria instantaneamente sempre que qualquer informação é requisitada.

O tempo do processo foi diminuído pela metade, além da economia de não se customizar a solução de ERP.

Fruto desta bem sucedida iniciativa, atualmente a solução de BPM permeia toda a organização, envolvendo outras áreas estratégicas como Gerenciamento de Dados Mestres, Comercial, Fiscal e Produtos, gerenciando cinco processos core da empresa.

Benefícios

Desde 2014, os principais benefícios percebidos, destacam-se como:

1. Visão e integração de ponta-a-ponta com BPMS Os demandantes da cadeia do ciclo de compras sempre sabem exatamente em qual atividade sua demanda está e principalmente, quando ela chega até o fornecedor, que é a ponta final do processo.
2. Mais agilidade com o fluxo 100% digital Esta integração acontece 100% por meio digital, sem controles externos adicionais reduzindo gragalos e dando mais agilidade ao processo.
3. Total controle para os gestores Informações de prazos, aprovações, retificações etc., são divulgadas e endereçadas aos responsáveis.
4. Indicadores de produtividade Ao chegar aos responsáveis, as informações do processo geram indicadores de produtividade, dando visão estratégica para projeção dos próximos passos.
5. Criação de trilhas de rastreabilidade Com o beneficio da rastreabilidade, foco principal da iniciativa deste projeto, a área de Compras consegue fornecer informações em tempo real para os processos de Auditoria sempre que requisitado.

Pontos de atenção

Projetos que envolvem processos e consequentemente, diferentes áreas e stakeholders requerem muita persistência;

Sem a devida dedicação e foco, não é possível entregar um projeto que atenda diferentes necessidades;

Quando se trabalha com projetos na visão horizontal, ou seja, baseado em processos de negócio, não é possível conceber um projeto de qualquer outra maneira, pelo seu resultado e ganhos percebidos.

Alguns de nossos clientes

  • BMW
  • HONDA
  • Araymond
  • Unimed
  • Melitta
  • Marilan
  • i.CISMEP
  • Prefeitura de Santos
  • Prefeitura de Bauru
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  • AmstedMaxion
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