Muito se discute sobre a necessidade de controlar a automação de processos nas organizações. E, muitas vezes, iniciativas de BPM acabam gerando uma saída neste sentido. Sabemos que automação de processos de negócio e sistemas são temas que cada vez mais andam juntos. A automação de processos de TI bem direcionada pode trazer resultados de forma muito rápida. Tendo em vista que as ferramentas possibilitam agilidade se comparado ao modelo tradicional de desenvolvimento de sistemas. Mas é preciso cautela, pois não basta automatizar qualquer processo sem antes analisá-lo.
É essencial que as etapas preliminares sejam realizadas, como o entendimento do processo atual (AS IS), a discussão de gap´s e melhorias possíveis (TO BE), para então partir para a automação de um processo viável e coerente, caso contrário é possível que o erro seja apenas automatizado.
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Exemplos de processos automatizados
É importante avaliar bem os processos que serão automatizados. Processos muito complexos com muitas tarefas devem ser evitados no início. É comum que as áreas/usuários de negócio tendam a transformar em atividades e tarefas os mínimos detalhes de seus processos. Mas para evitar este cenário, é importante que o analista de processos avalie quais atividades podem ser encapsuladas em uma tarefa. A automação deve agregar valor ao processo, buscando simplificar e trazer agilidade à sua execução.
Mas o que é automação de processos?
As ferramentas de automação de processos auxiliam na definição e controle de responsabilidades e prazos através de parametrizações. Dessa forma, é possível gerar indicadores e análises para tratar gargalos e desvios nos processos.
Além disso, um dos maiores benefícios das ferramentas de automação é a agilidade e autonomia que as áreas de processos, ou as próprias áreas de negócio passam a ter. Este tipo de ferramenta, normalmente não necessita de conhecimento aprofundado em linguagens de programação, a não ser que seja necessário construir algum tipo de integração.
A construção dos formulários, campos, desenho do processo e parametrização de responsabilidades, prazos e grupos para tratamento é amigável e realizada em interfaces gráficas. Evidentemente o nível de usabilidade varia entre as ferramentas, sendo que algumas necessitam de um conhecimento técnico mais aprofundado.
Veja a apresentação completa: Qual a incrível relação entre o Poder do Hábito e BPM?
Automação de processos BPM
Assim como em qualquer iniciativa de melhoria nas empresas, os processos BPM e automação de processos administrativos precisam de patrocínio dos executivos. E para que esse patrocínio seja sustentável, após a “venda” da iniciativa, os resultados precisam começar a aparecer.
Para isso, o velho “começar pequeno e crescer” é o melhor caminho. Ou seja, comece trabalhando com a automação de processos de negócio menores, mais simples, que possam ser implementados com mais agilidade e comecem a trazer resultados rapidamente. Trabalhar com versões, ou fases nos processos também é uma boa alternativa. Ou seja, lance uma primeira versão do processo trazendo para o sistema o controle das atividades manuais, estabelecendo responsabilidades, prazos e indicadores.
E como uma segunda fase, trabalhe com a integração desse processo com sistemas legados, por exemplo. Pois enquanto as questões mais técnicas são tratadas, o processo de automação já estará no ar, trazendo resultados.
Viabilizando projetos de automação através da análise de retorno de investimento
Em resumo, a automação pode alavancar excelentes resultados através do controle dos processos e uma melhora significativa na eficiência operacional, basta identificar a ferramenta certa para o perfil da organização e manter uma boa análise dos processos que têm possibilidade e necessidade de automação.
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